ЛюдиКому нужен ассистент и какие задачи ему поручить

Если посмотреть вакансии ассистента на Хедхантере, окажется, что это суперчеловек. Он умеет:

• быть правой рукой руководителя и находить ему свободное время;
• вести соцсети и анализировать конкурентов;
• готовить презентации и организовывать мероприятия;
• принимать звонки и заполнять календарь;
• вести документооборот и финучет;
• гулять с собакой и возить вещи в химчистку;
• заказывать еду и цветы;
• бронировать авиабилеты и следить, чтобы на борту подали белое вино, а не красное.

А еще он знает несколько языков, на связи с утра до ночи, в выходные, в отпуске и в Новый год. Проблема только в одном — эти навыки описывают не одну должность, а сразу три:

Обязанности могут пересекаться, но всё же у помощника будет больше личных поручений, а у ассистента — бизнесовых.

Нужно сделать оговорку: это деление условное, нигде не закреплено, и его придерживаются эйчары, когда ищут нового сотрудника. На сайтах с вакансиями легко можно встретить объявление о поиске личного помощника с обязанностями ассистента и наоборот.

На том же Хедхантере по запросу «ассистент» больше сорока тысяч объявлений, а по запросу «личный помощник» — всего тысяча. Но часто ассистент — это не личный ассистент, а младший менеджер отдела. С этим знанием найти нужного человека будет легче.

Теперь, когда мы разобрались с терминами, передаем слово нашим героям — Людвигу Быстроновскому, дизайнеру и арт-директору, и Валерии Григорьевой, экс-ассистенту основателя Томору.

«В какой-то момент я понял, что у меня нет сил купить лоток для кошки»

Рассказывает Людвиг Быстроновский, дизайнер и арт-директор, живет в Тбилиси, нанял семейного ассистента.

Я нанял семейного ассистента полгода назад. Это произошло в момент, когда я понял, что мне больше не хватает сил на принятие решений по мелким вопросам. Эти вопросы копятся и забирают много энергии: нужно постоянно думать, что пора записаться к врачу, найти медкарту, сходить в химчистку, починить зонт.

В какой-то момент я обнаружил, что несделанных вещей становится слишком много: время и силы тратятся на работу, а остальное просто копится. Доходит до смешного, нужно заказать лоток для кошки или купить новый чайник, а ты переносишь и переносишь эти дела. Например, я злюсь, когда нахожу подходящие мне кроссовки, а их выводят из продажи на следующий год. И вместо того чтобы купить ту же модель, мне приходится искать новую.

Перед тем как нанять ассистента, я месяц думал об этом. Потом пошел в интернет, чтобы посмотреть, как люди ищут помощников, и понял, что это никуда не годится: вакансии с требованием коммуникабельности и многозадачности, за которыми ничего нет. Так я составил свой текст вакансии:

Я опубликовал вакансию в своем телеграм-канале с двумя тысячами подписчиков, и оно разошлось по людям, которые читают меня, и их знакомым. Ушла неделя, чтобы найти подходящего человека: на мой взгляд, текст вакансии сразу отфильтровал ненужных людей, и ко мне быстро пришел подходящий человек. Расскажу, что хорошего есть в этом объявлении:

Еще я пообщался со знакомой, которая работает личным ассистентом, и узнал, что в найме помощника важнее не попасть в вакансию, а правильно выстроить отношения. И здесь важно доверие: например, сначала я переводил деньги на карту ассистентке, сейчас у нас появился совместный счет, которым она пользуется. Я не проверяю его каждый день: мне затем и нужен помощник, чтобы снять эту головную боль.

Есть задачи, о которых помощница знает сама, например это может быть оплата коммуналки. Есть текущие, и я присылаю их ей в Телеграм по мере появления. В выходные у помощницы выходные: я могу написать что-то, но у нее есть право ответить, когда ей удобно.

Как часто бывает при найме нового человека, сначала забот становится больше: нужно обо всём рассказывать и всё объяснять. Но через два месяца появляется классное ощущение ценности работы ассистента: мне стало приятно переводить гонорар, и я начал радоваться, что сейчас мне не нужно заниматься этими делами. Жизнь точно меняется к лучшему.

Сначала забот становится больше — нужно обо всём рассказывать и всё объяснять. Но через два месяца появляется классное ощущение ценности работы ассистента

Если посчитать объем работы, который делает ассистент, и размер зарплаты, то наем людей на разовые поручения, возможно, был бы дешевле. Но этих людей еще нужно найти, а ассистент — вот он, как пожарный на службе, и всегда готов откликнуться и помочь. И плачу я в большей степени за это.

Считаю, что ассистент полезен любому человеку: маме, у которой сильная нагрузка с домашними делами, предпринимателю, если он живет на работе, да кому угодно. Другой вопрос, что не всегда человек может позволить себе помощника, но он точно имеет право на то, чтобы немного снизить нагрузку и облегчить себе жизнь. Если человек совсем не выдерживает, я бы даже занял денег, но нанял кого-то, кто поможет разгрузиться и выдохнуть.

«Бизнес-ассистент нужен руководителям, у которых весь день состоит из встреч»

Валерия Григорьева, работала бизнес-ассистентом CEO и основателя Томору Дениса Балюры.

Когда я работала ассистентом, для меня не было разделения на личного помощника и бизнес-ассистента: есть просто ассистент, который выполняет все задачи. Так, мне могли поручить сначала собрать информацию о конкурентах, а затем — купить билет на самолет на выступление.

Бизнес-ассистент — это некий рубеж между руководителем и остальной компанией. Ассистент принимает на себя поток вопросов и распределяет их: какие-то направляет руководителю, какие-то в соответствующие отделы. Если нужно, ставит встречу в календарь или, наоборот, отклоняет встречу, потому что вопрос можно решить и без руководителя.

Задача ассистента — беречь время руководителя и не давать ему погрязнуть в операционных вопросах. То есть, прежде всего, ассистент управляет временем руководителя.

Задача ассистента — беречь время руководителя и не давать ему погрязнуть в операционных вопросах

В первое время рулить графиком руководителя страшно, потому что боишься сделать не то. Я переживала, что Денис, мой руководитель, придет и скажет: «Слушай, ты от меня важного человека отсекла». Поэтому в первые несколько месяцев я постоянно бегала к Денису и уточняла, а точно тут не нужна встреча, а что делать с этой информацией. Потом ты начинаешь смотреть на мир глазами другого человека, и эта проблема отпадает.

Во время работы мне давали и более сложные задачи, например обзвонить юристов и выяснить, как открыть компанию в Дубае. Все юристы давали разную информацию, и я сначала просто растерялась. В итоге стала искать еще мнения и сводить, какая информация повторяется у всех юристов.

Такие некомфортные задачи Денис называет проверкой на слабозадость: он может дать сложную задачу, чтобы посмотреть, справится ли человек или сдастся. Потому что ему важно работать с людьми, которые не боятся новых для себя задач и готовы выходить из привычной обстановки. Работа в стартапе, еще и рядом с руководителем, подразумевает высокую турбулентность: нужно уметь быстро адаптироваться к новым условиям.

Я работала в графике с 7:00 до 16:00 по Москве — это было связано с тем, что Денис живет во Владивостоке. Он скидывал задачи в Телеграм, и у нас была договоренность, что в рабочее время я должна реагировать в течение двадцати минут. В выходные Денис также присылает задачи, но ответить я могу намного позже или в понедельник.

Думаю, что бизнес-ассистент нужен тем руководителям, у которых весь день состоит из встреч, а единственное время, когда они могут поработать, — это нерабочие часы. Ассистент поможет структурировать задачи, будет отвечать за тайм-менеджмент и сможет снять с руководителя часть операционных задач, чтобы у него было время заниматься более важными стратегическими делами.

Кому нужен ассистент: коротко

→ Личный помощник или семейный ассистент может подойти любому человеку, который хочет снизить нагрузку домашних дел.

→ Бизнес-ассистент нужен руководителю, который проводит весь день на встречах, занимается только операционными вопросами и не успевает включаться в стратегические задачи, например заниматься развитием бизнеса.

→ Ассистент не сразу сможет взять на себя все порученные дела: нужно потратить несколько недель на обучение.

→ Чтобы найти ассистента или помощника, нужно самому написать вакансию, а не пользоваться заготовками из интернета.

→ У ассистентов есть личное время: они не смогут быть на связи круглосуточно.

→ В работе с ассистентом важно построить доверительные отношения, и тогда всё получится.